Arbetsordning för Humanistiska Föreningen vid Åbo Akademi


Kapitel 1: Allmänna bestämmelser

1§

Humanistiska Föreningens vid Åbo Akademi rf (härefter föreningen) verksamhet regleras av föreningslagen, föreningens stadgar samt denna arbetsordning och ett ekonomireglemente. Därtill regleras föreningens utskott- och kommittéverksamhet vid behov av specifika reglementen.

2§

Arbetsordningen innehåller mer detaljerade bestämmelser om stadgarnas tillämpning och föreningens verksamhet. I arbetsordningen får inte ingå stadganden som strider mot föreningens stadgar eller föreningslagen.

Kapitel 2: Medlemskap

3§
Medlemsregister

Föreningen upprätthåller medlemsregister över föreningens ordinarie och extra medlemmar. Ett skilt register förs över alumnimedlemmar. Därtill bör medlemsregistret minst en gång per år kontrolleras för utexaminerade ordinarie och extra medlemmar.


Kapitel 3: Styrelse

4§

Styrelsen väljs på det sätt som föreskrivs i stadgarna. Styrelsen håller ett konstituerande möte i januari. Under mötet medverkar också föregående kalenderårs styrelse.

5§

Styrelsen åligger att:

  1. Leda och organisera föreningens verksamhet

  2. Representera föreningen utåt

  3. Förbereda ärenden som ska behandlas av föreningsmötet

  4. Verkställa samtliga av föreningsmötet fattade beslut

  5. Besluta om utbetalningar och inköp inom ramen av föreningens budget

  6. Före vårmöte behandla föreningens årsberättelse och bokslut

  7. Till vårmöte inlämna årsberättelse och bokslut

  8. Till höstmöte inlämna verksamhetsplan och budget

  9. Anordna kanslidejourering i behövlig mån

  10. Upprätthålla föreningens medlemsregister

  11. Övervaka samtliga evenemang som genomförs i föreningens namn

  12. Koordinera kontinuerlig utvärdering av föreningens verksamhet och följa upp utvecklingsförslag

  13. Inom styrelsen utse en styrelsemedlem som är kontaktperson.

6§

Över styrelsemöten förs protokoll, vilka undertecknas inom rimlig tid av mötets ordförande och sekreterare. Resterande styrelsemedlemmar fungerar tillsammans som protokolljusterare.

7§


Styrelseordförande

Styrelseordförande åligger att:

  • Sammankalla och leda styrelsemöten samt sammankalla föreningsmöten

  • Övervaka att styrelse, kommittéer, utskott och funktionärer fullgör sina åligganden

  • Övervaka att beslut verkställs

  • Ansvara över kontakten till samarbetspartners

  • Tillsammans med kurator vägleda följande styrelseordförande och styrelsen i styrelsearbetet

  • Efter inval på oktobermöte leda rekryteringen av övriga styrelsemedlemmar samt fungera som styrelsebildare för följande verksamhetsårs styrelse. 

  • För höstmötet presentera inkomna ansökningar till styrelseposterna

Styrelseordförande har rätt att närvara vid föreningens samtliga möten och sammanträden och därvid yttra sig. Styrelseordförande har dock inte rösträtt i de organ som hen inte är invald till.

8§
Vice ordförande

Vice ordförande åligger att:

  • Bistå ordförande samt handha ordförandes uppgifter i dennes frånvaro.

  • Ansvara över kontakten till ämnesföreningarna vid fakulteten och vid behov hålla möten med dem.

  • Vara huvudansvarig för föreningens hemsida. 

  • Handha  administrativa evenemangsuppgifter såsom anmälningsblanketter och förmedla intern kommunikation. 

  • Strukturera och planera höstens gulnäbbsprogram.

  • Vara en av föreningens kontaktperson och närvarar därmed vid disciplinutskottets sammanträden.  

9§

Sekreterare

Sekreterare åligger att:

  • Protokollföra styrelsemöten

  • Sammanställa beslutslistor från föreningsmöten

  • Sammanställa årsberättelsen tillsammans med intressebevakningsminister

  • Fungera som ordförande för arkivutskottet

  • Presentera inkomna ansökningar till arkivutskottet på decembermötet för mötets godkännande

10§

Skattmästare

Skattmästare åligger att:

  • Inom styrelsen speciellt ägna sig kontinuerligt åt ekonomiska frågor

  • Handha föreningens räkenskaper och avsluta dem per 31.12

  • Sammanställa budget till föreningens höstmöte

  • Sammanställa bokslut till föreningens vårmöte

  • Ansvara och handleda vid behov för den ekonomiska skötseln av föreningens projekt

  • Tillsammans med evenemangsministeriet sammanställa budgetar för evenemang

  • Godkänna utbetalningar i enlighet med ekonomireglementet

  • Till styrelsemöte en gång per kvartal avge ekonomisk uppföljningsrapport

  • Ansöka om medel för föreningens verksamhet

  • Fungera som ordförande för ekonomiutskottet

  • För decembermötet presentera inkomna ansökningar för medlemskap i ekonomiutskottet för mötets godkännande

11§

Klubbhövding

Klubbhövding åligger att:

  • Fungera som ordförande för förvaltningsrådet och ansvara över dess verksamhet

  • Vid behov förmedla och verkställa styrelsens direktiv om förvaltandet av föreningens lokaliteter

  • Ansvara för kontakten till Åbo Akademi angående föreningens lokaliteter

  • För decembermötet presentera inkomna ansökningar för medlemskap i förvaltningsrådet för mötets godkännande

12§

Evenemangsminister

Evenemangsminister åligger att:

  • Tillsammans med kultur- och motionsministern fungera som ordförande för evenemangsministeriet och ansvara över dess verksamhet

  • Vid behov förmedla och verkställa styrelsens direktiv om evenemangsverksamhet

  • För decembermötet tillsammans med kultur- och motionsminister presentera inkomna ansökningar om medlemskap i evenemangsministeriet för mötets godkännande

  • Göra upp budget för evenemang tillsammans med skattmästaren

13§

Kommunikationsminister

Kommunikationsminister åligger att:

  • Öka medlemmarnas kännedom om föreningens aktiviteter genom att handha föreningens informationsbehov både internt och externt

  • Se över och ansvara för all extern kommunikation

  • Vara ordförande för kommunikationsutskottet. 

  • Presentera inkomna ansökningar till kommunikationsutskottet på decembermötet för mötets godkännande

14§

Kultur- och motionsminister

Kultur- och motionsminister åligger att:

  • Etablera och upprätthålla kontakter till kulturbranschen och motionsenheter.

  • Tillsammans med evenemangsministeriet arrangera kultur- och motionsrelaterade program, exkursioner och seminarier för medlemmar

  • Tillsammans med evenemangsministern fungera som ordförande för evenemangsministeriet och ansvara över dess verksamhet

  • För decembermötet presentera inkomna ansökningar om medlemskap i evenemangsministeriet för mötets godkännande

15§

Intressebevakningsminister

Intressebevakningsminister åligger att:

  • Arrangera debatter, seminarier och dylika evenemang för medlemmar

  • En gång per termin sammanställa en trivselenkät åt föreningens medlemmar. Enkäten ska tangera medlemmarnas erfarenheter och trivsel i såväl föreningens verksamhet som studierna vid FHPT överlag.

  • Vara ordförande för intressebevakningsutskottet

  • Fungera som högskolepolitiskt ansvarig. 

  • Handha kontakten mellan föreningen och Åbo Akademis Studentkår (ÅAS)

  • Ansvara för kontakten till föreningens funktionärer

    • Överse funktionärernas trivsel

    • Arrangera regelbundna funktionärsevenemang

  • Sammanställa årsberättelsen tillsammans med sekreteraren

16§

Kontaktperson

Kontaktperson åligger att:

  • Fungera som kontaktperson ifall någon blivit utsatt för osakligt beteende och jargonger, mobbning, diskriminering, sexuella trakasserier eller våld vid föreningens evenemang eller övriga verksamhet

  • Fungera som kontaktperson till Åbo Akademis Studentkår i ärenden som relaterar till rollen


Kapitel 4: Kurator

17§

Kurator väljs vartannat år på föreningens höstmöte för två kalenderår.

Kurator åligger att:

  • Utöva överinseende i föreningens verksamhet

  • Övervaka och råda styrelsen i dess arbete

  • Fungera som disciplinutskottets ordförande

  • Fungera som förtjänstteckenskommitténs ordförande

  • I samråd med styrelseordförande representera föreningen utåt

  • Tillsammans med styrelseordförande vägleda följande styrelseordförande, och vid behov styrelsen, i styrelsearbetet

Kurator har rätt att närvara vid föreningens samtliga möten och sammanträden och därvid yttra sig. Kurator har dock inte rösträtt i de organ som hen inte är invald till.

Kapitel 5: Utskott och kommittéer

18§

Allmänna stadganden om utskott och kommittéer

I föreningen verkar ett antal permanenta utskott och kommittéer, samt extra kommittéer och utskott vid behov. Medlemmar i samtliga kommittéer och utskott väljs på föreningens decembermöte för ett kalenderår, Om intresse finns kan medlemmar väljas in vid en annan tidpunkt på kalenderåret. Vid behov kan extra kommittéer och utskott specificeras för ett längre eller kortare mandat. Utskott och kommittéer bör följa upp och utvärdera sin verksamhet, åtminstone till slutet av verksamhetsåret. 

Utskott och kommittéer för vilka reglementen upprättas, gäller att nya reglementen och ändringar ska godkännas av endera styrelsen eller föreningsmötet,om annat inte anges i utskottets stadganden. 


19§

Ekonomiutskott

Inom föreningen verkar, då intresse finns, ett ekonomiutskott som ansvarar över föreningens ekonomiska angelägenheter. Styrelsens skattmästare fungerar som ordförande för utskottet. 

Ekonomiutskottet åligger att:

  • Under ledning av skattmästaren handha föreningens totalekonomi

  • Planera föreningens ekonomiska utveckling, investeringar och införskaffningar

  • Stödja skattmästaren i hens ordinarie uppgifter

  • Stödja föreningens utskott i olika ekonomiska frågor

Ekonomiutskottets åligganden detaljeras ytterligare i ekonomireglementet.

20§

Arkivutskott

Inom föreningen verkar, då intresse finns, ett arkivutskott som ansvarar över föreningens arkiv. Styrelsens sekreterare fungerar då som ordförande för utskottet. 

Arkivutskottet åligger att:

  • Stödja styrelsens sekreterare i de uppgifter som berör arkivering

  • Handha digitaliseringen av föreningens arkiv

  • Överlag se över föreningens arkivbehov samt utveckla dessa

  • Bedriva viss historierelaterad verksamhet

21§

Kommunikationsutskott

Inom föreningen verkar, då intresse finns, ett kommunikationsutskott som ansvarar över föreningens informationsbehov. Styrelsens kommunikationsminister fungerar då som utskottets ordförande. 

Kommunikationsutskottet  åligger att:

  • Stödja styrelsens Kommunikationsminister i hens ordinarie uppgifter

  • Utveckla föreningens kommunikation för att öka engagemanget bland medlemmarna

22§

Förvaltningsrådet

Inom föreningen verkar ett förvaltningsråd som ansvarar över föreningens lokaliteter i enlighet med styrelsens direktiv. Styrelsens klubbhövding fungerar som rådets ordförande och utser rådets medlemmar till olika ansvarsposter enligt behov och rådande reglemente. Det kan väljas upp till 30 medlemmar efter intresse och behov. Varje rådsmedlem är skyldig att uppfylla sin arbetsplikt för att få fungera inom förvaltningsrådet. Om detta avgör klubbhövding.

Förvaltningsrådets struktur följer förvaltningsrådets reglemente. Ändringar i reglementet ska godkännas av styrelsen.

Förvaltningsrådet åligger att:

  • Ansvara för upprätthållandet av föreningens lokaliteter

  • Övervaka användningen av föreningens lokaliteter

  • Sköta praktiska angelägenheter i samband med verksamhet i föreningens lokaliteter

23§

Evenemangsministerium

Inom föreningen verkar ett evenemangsministerium som ansvarar för arrangerandet av föreningens olika studentikosa evenemang. Styrelsens kultur- och motionsminister samt evenemangsminister fungerar som ministeriets ordförande. Det kan väljas upp till 30 medlemmar efter intresse och behov. Styrelsens kultur- och motionsminister samt evenemangsminister fungerar som ministeriets ordförande och utser ministeriets medlemmar till olika ansvarsposter enligt behov och funktion.

Evenemangsministeriet åligger att:

  • Inom sig, då intresse finns, utse föreningens sångledare för verksamhetsåret

  • Planera och arrangera kontinuerlig och mångsidig evenemangsverksamhet inom föreningen

  • Planera och arrangera kultur- och motionsevenemang, exkursioner och annan kulturell verksamhet

  • Enligt styrelsens direktiv arrangera större evenemang såsom mer omfattande akademiska middagar och andra större evenemang

24§

Intressebevakningsutskott

Inom föreningen verkar ett intressebevakningsutskott för att bevaka föreningens och dess medlemmars intressen i relevanta ärenden inom Åbo Akademi. 

Intressebevakningsutskottet åligger att:

  • Samordna föreningens ståndpunkter i intressebevakningsfrågor enligt styrelsens direktiv

  • Synliggöra relevanta intressebevakningsärenden i samarbete med kommunikationsutskottet

  • Förbättra informationsspridningen om för studerande relevant verksamhet i förvaltningsorganen i samarbete med kommunikationsutskottet

25§

Disciplinutskott

Disciplinutskottet består av kurator, som fungerar som utskottets ordförande, samt av sittande och föregående ordförande, klubbhövding och föreningens kontaktperson. Om utskottets verksamhet stadgas i dess reglemente.

Disciplinutskottet ansvarar för föreningens trygghet, och kan vid behov dela ut disciplina åtgärder, exempelvis i form av varningar och portförbud.

26§

Förtjänstteckenkommittén

Förtjänstteckenkommittén väljs på decembermötet och består av kurator för inkommande verksamhetsår, som fungerar som kommitténs ordförande, styrelseordförande för inkommande verksamhetsår, som fungerar som kommitténs sekreterare, samt tre längre hunna ordinarie medlemmar.

Kommittén åligger att:

  • Till föreningens årsfest utse mottagare av föreningens utmärkelser i enlighet med hedersutmärkelsereglementet, samt formulera motiveringar.

Kapitel 6: Årsfest

27§

Årsfest

Föreningens årsfest ordnas i enlighet med stadgarna för att fira föreningen. Årsfesten omfattar traditionsenligt solenn akt, bankett, nachspiel samt sillfrukost. Festligheterna kan ha ett tema, men får också vara en traditionell årsfest, t.ex. under 5- eller 10-årsjubileum.

28§

Årsfestkommitté

På föreningens decembermöte eller/och därpå följande styrelsemöten väljs en årsfestkommitté som ansvarar över årsfesten.

Årsfestkommittén åligger att:

  • Planera och arrangera föreningens årsfest

  • Utarbeta årsfestens program med därtillhörande årsfestvecka

  • Välja en eller två årsfestmarskalkar som bankar in styrelsen och eventuella hedersgäster under årsfesten, samt agerar som programledare tillsammans med sångledarna

  • I samarbete med övriga delar av föreningen arrangera årsfestveckans program

  • Utgående från föreningens budgetramar i samarbete med styrelsens skattmästare göra upp en årsfestbudget för styrelsens godkännande

  • Redovisa årsfestens resultat för styrelsen

  • Eventuellt samla mer medlemmar till årsfestkommittén och framställa dessa till styrelsen för godkännande. Nya kommittémedlemmar kan väljas in under ordinarie styrelsemöten.

  • Utbilda följande årsfestkommitté då denne valts


29§

Årsfestmarskalk

  • Inom årsfestkommittén utlyses en eller två årsfestmarskalkar, vars uppgift är att under årsfesten banka in styrelsen och samtliga hedersgäster, samt att agera som officiella konferencierer och programledare tillsammans med sångledarna.


Kapitel 7: Övriga bestämmelser

30§

Ändringar

Beslut om ändring av arbetsordning fattas av föreningsmötet, med två tredjedelars majoritet av de närvarande röstberättigade medlemmarna.

31§

Ikraftträdande

Denna arbetsordning träder i kraft omedelbart efter att den godkänts enligt 30 §.